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02/08/2006

ページ番号を入れる


レポートや資料を作って印刷する場合を考えてみましょう。

こんなとき、どんなことに気を配るでしょうか。


文字を大きくする。

図を多く使う。

目次を作成する。

難しい用語には注釈をつける。


こられについてはじゅうぶんに配慮している人が多いと思います。

さて、じゅうぶんに配慮しすぎて、最後にひとつ忘れてしまいやすいことがあります。

それは「ページ番号を入れる」ということです。

なぁ~んだそんなことか。と思われるかもしれませんが、これがけっう忘れやすいのです。

なぜなら、資料やレポートを作るにの労力を使いきってしまい、印刷するときにはページ番号のことなど考える余裕がなくなっていることがあるからです。

例えば10ページに及ぶ資料を印刷した場合、クリップや紐でひとまとめにすることでしょう。

しかし、なにかのはずみでクリップがはずれたり、紐が解けたりして紙が散乱したら?

ページ番号が書かれていない、バラバラになった10枚の紙を順番どうりに揃えるのはたいへんです。

もしこういった状況になったら、たとえ資料の内容が良かったとしても、ページ番号が入っていないだけで読み手をイライラさせてしまいます。

資料を束ねていたクリップがはずれ(紐が解けた)て資料が散乱するという想定外のアクシデントに遭遇した人は、なるべく少ない労力で早く確実に元の状態に戻りたいと願います。

そんなとき、かき集めた紙を元通りにする唯一の手がかりといっていいものがページ番号なのです。

たとえ資料が散乱しなくても、例えばプレゼンテーション中にプレゼンターが「お手元の資料の5ページを参照ください」と言ったら?

このとき、もし資料にページ番号が入っていないと、資料の中の目的の場所をみつけることは難しくなります。

というわけで、ページ番号を入れることを忘れずに。


また、ページ番号と一緒に資料の題名も入れておきましょう。他の似たような資料とごっちゃになったときに、題名がすべてのページにページ番号と併記してあれば、それが何の資料かひと目でわかるからです。


さて、たまに目次があるのにページ番号が入っていない資料にお目にかかることがあります。

資料の作り方を山登りで例えれば明快です。

目次は、登山口の案内図。

ページ番号は、登山道の途中に看板(現在何合目か書かれている)。

10合目が頂上であることは皆わかっていますから、仮に5合目と書かれている看板をみれば、いま半分まで登ってきたことがわかりますね。

これを資料作成に活かすには、ページ番号を入れる際にページ総数と現在のページ数の両方がわかる書き方をすればよいのです。

具体的にどんなかんじになるかは、こちらの無料レポートを参考にどうぞ

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無料レポート

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